Doce preguntas que casi nadie hace

Un venue se elige con el corazón, y está bien que así sea. Pero se firma con la cabeza. Estas son las preguntas que hago siempre, en el orden en que las hago, y que en más de una ocasión cambiaron por completo la decisión de una pareja.

Sobre el dinero que no está en el folleto

1. ¿Qué incluye exactamente la renta del espacio y qué no? Mobiliario, mantelería, vajilla, personal, montaje y desmontaje, energía eléctrica, limpieza. Pidan la lista por escrito. La diferencia entre un lugar que “incluye todo” y uno que no puede ser de decenas de miles de pesos.
2. ¿Hay proveedores obligatorios? Muchos lugares exigen su propio banquete, o cobran una cuota por dejar entrar a un proveedor externo. Esa cuota a veces es más alta que la diferencia de precio que los hizo elegir al proveedor de afuera.
3. ¿Cuál es el consumo mínimo, y cómo se calcula? Por persona, por total de la factura, incluyendo o no las bebidas y los impuestos. Esta pregunta sola acomoda el presupuesto entero.
4. ¿Qué pasa si bajamos o subimos el número de invitados? Y sobre todo: hasta qué fecha se puede ajustar sin penalización.

Sobre la logística que nadie ve

5. ¿A qué hora podemos entrar a montar? Si hay un evento el día anterior y solo les dan la mañana, ciertos diseños se vuelven imposibles. Esto define qué se puede soñar y qué no.
6. ¿Hasta qué hora hay música, y con qué límite de volumen? Pregunten por la hora exacta y si el límite lo marca el lugar o una reglamentación local. Hay lugares preciosos en los que la fiesta termina a medianoche, y eso hay que saberlo antes, no después.
7. ¿Dónde se instalan cocina, baños, generador y basura? Todo eso ocupa lugar y, si nadie lo planeó, termina ocupando el lugar más visible.
8. ¿Cómo llegan los invitados y dónde se estacionan? En algunos lugares de la costa, los últimos trescientos metros son de terracería y eso condiciona el calzado, los traslados y la hora de llegada.

Sobre lo que puede salir mal

9. ¿Cuál es el plan B por lluvia, exactamente? No “tenemos un salón”: quiero ver el salón, saber cuánta gente entra cómoda, cómo se ve montado y cuánto cuesta. Y pedir por escrito a qué hora del día se toma la decisión y quién la toma.
10. ¿Qué pasa con el anticipo si el evento se cancela o se mueve? Pidan la política de cancelación y de reprogramación por escrito, con los porcentajes y las fechas límite.
11. ¿Tienen seguro de responsabilidad civil, y nos van a pedir uno a nosotros? Varios lugares lo exigen a los proveedores, y conviene saberlo antes de contratarlos.
12. ¿Quién va a estar el día del evento? El nombre de la persona, no el del departamento. Quien enseña el lugar rara vez es quien lo opera.

La pregunta trece

Hay una más, y no es para el venue: es para ustedes. ¿Pueden imaginarse ahí? No la versión del folleto, con luz de mediodía y sin gente. La versión real: con sus ciento veinte invitados, sus mesas, sus flores, a la hora exacta en que se van a casar.

Esa es, honestamente, la razón por la que empezamos a levantar los espacios en 3D. Un folleto muestra un lugar vacío. Un plano acotado y cinco imágenes del montaje real muestran su boda en ese lugar, antes de firmar nada.